É impossível falar em gestão sem mencionar os indicadores de desempenho. O indicador é um número que ajuda o gestor a avaliar os resultados planejados para determinadas operações e processos dentro de um determinado período. Serve, portanto, para mostrar o que está bom e o que precisa ser corrigido.
Segundo o consultor da Gestão Farma, Adriano Schinetz, para que se possa entender a evolução dos resultados, é importante analisar os indicadores de desempenho da farmácia periodicamente, fazendo os devidos ajustes quando necessário.
Dessa forma, o gestor trabalha de maneira preventiva, corrigindo falhas e ajustando o plano de ação com agilidade. Existem indicadores que permitem controlar perdas, nível de estoque, precificação, descontos, entre outros processos da farmácia.
“Quando a gente identifica antecipadamente algum erro que vai impedir o resultado esperado, a correção e o ajuste no plano de ação mudam o cenário futuro e transformam resultados negativos em positivos”, pontua Adriano.
5 indicadores que toda farmácia deve medir
Vamos apresentar, a seguir, cinco indicadores pouco usuais, mas muito importantes para ajudar a farmácia a melhorar vendas e lucratividade. O primeiro deles é o indicador do nível de estoque de produtos da curva D. Em geral, de 35% a 45% do estoque de uma farmácia são produtos de baixo giro, que levam 90, 100 dias para serem vendidos. Alguns nunca saem do estoque e acabam perdendo a validade.
Uma boa maneira de reduzir o estoque de curva D é criar um indicador específico para ele. Todo início de mês, monte uma lista com esses produtos para entender efetivamente o desempenho de cada um deles. Em seguida, estabeleça uma meta: se a sua farmácia tem um estoque curva D de R$ 50 mil, determine, por exemplo, que você deverá vender, até o fim do mês, R$ 20 mil.
Esses valores são hipotéticos, porque cada farmácia tem os seus. O importante é analisar a curva D separadamente do restante do estoque e estabelecer metas para a venda desses produtos. A meta é o seu indicador e você deverá acompanhar como ela flutua em determinado período. Se você não atingiu o resultado, precisa redefinir as estratégias de venda para produtos da curva D.
Pesquisa de preço na concorrência
O segundo indicador sugerido por Adriano é a pesquisa de preço na concorrência. Acompanhar a precificação da concorrência é uma prática comum, pois todas as farmácias estão habituadas a isso. No entanto, não basta pesquisar, ajustar o preço e descartar a pesquisa.
De acordo com Adriano, a comparação de preços apenas se torna um indicador quando o gestor faz um histórico. “Não adianta pesquisar e jogar a pesquisa fora. É importante ter o histórico para analisar e entender como está a precificação em relação à concorrência”, alerta o consultor.
Se toda semana você vai analisar dez produtos na concorrência, ao longo do tempo, descobrirá se eles tendem a ser mais caros ou mais baratos. Com esse acompanhamento, o gestor consegue identificar se a precificação da farmácia é competitiva. O indicador torna-se um parâmetro importante de competitividade em relação ao preço praticado no mercado.
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Medindo a eficiência da equipe
Esse indicador tem como objetivo avaliar o nível de eficiência da equipe, permitindo descobrir se a farmácia está com funcionários além do que realmente necessita. A fórmula é simples: basta dividir o número de clientes atendidos no mês pela quantidade de vendedores que está na área de vendas. O resultado é a média de atendimentos por vendedor.
Se essa média estiver estável ou crescendo ao longo dos meses, significa que sua equipe está com uma boa performance no ponto de venda, ou seja, não há vendedor ocioso. No entanto, se o atendimento por vendedor subir muito, pode ser necessário fazer novas contratações, para evitar espera, filas intermináveis e clientes insatisfeitos. A referência é sempre o resultado da primeira média obtida.
“Com esse indicador, a farmácia consegue entender se está efetivamente conseguindo otimizar a equipe de vendas para atender a um maior número de clientes ou se está ocorrendo o contrário: funcionários com redução na quantidade de clientes atendidos ao longo de certo período”, observa Adriano.
Um alerta importante: não compare a média de atendimentos da sua loja com a do concorrente. Os resultados serão sempre diferentes, o que não quer dizer que sua equipe seja melhor ou pior. Nesse caso, faça comparações internas mês a mês. E essa regra é para todo tipo de comparação: “uma farmácia só pode se comparar a outra quando já conhece o seu próprio desempenho, quando acompanha mensalmente seus principais indicadores. Somente depois de entender o meu resultado é que posso me comparar com a loja do lado”, alerta o consultor.
Nível de serviço é quarto indicador
O nível de serviço da equipe pode ser medido pelo ticket médio, que nunca deve ser inferior a R$ 10. Eventualmente, esse valor é aceitável, mas não pode ser recorrente, pois significa que os vendedores estão perdendo oportunidades de venda.
Sabemos que o mais difícil é levar o cliente para dentro da loja. Uma vez lá, a equipe deve estar atenta e oferecer produtos – exceção para medicamentos – adicionais para elevar o número de itens da cesta e, consequentemente, o ticket médio.
“É muito importante observar os produtos que aparecem nos cupons abaixo de R$ 10 e avaliar se existem itens que possam ser agregados”, diz Adriano, afinal quem compra uma dipirona pode estar precisando também de um medidor de temperatura e um chá para aliviar os sintomas de um resfriado.
A partir do momento em que a farmácia identifica uma grande frequência de cupons abaixo de R$ 10, ela pode criar um plano de ação específico envolvendo promoções e ações de comunicação no ponto de venda para estimular as vendas.
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Endividamento com fornecedores
Você sabe qual a sua dívida total com fornecedores? Esse indicador, denominado nível de endividamento com fornecedores, está ligado diretamente à saúde financeira da farmácia. Esse nível sobe quando a farmácia alonga o prazo de pagamento e conta com o dinheiro de uma venda que ainda não aconteceu. O risco é alto.
Por isso, recomenda-se medir o nível de endividamento três vezes por semana para que ele esteja sempre sob controle. Pegue o valor total que a farmácia tem a pagar e divida pela média de faturamento dos últimos dois meses. Exemplo: R$ 100 mil em compras divididos por R$ 100 mil em vendas é igual a 100% de endividamento; R$ 80 mil em compras divididos por R$ 100 mil em vendas é igual a 80% de endividamento.
“O ideal é que o percentual de endividamento nunca esteja numa curva crescente. Se eu tivesse uma farmácia, tentaria manter esse índice em 50%, mas isso não é uma regra. O importante é manter esse indicador estável, com pequenas variações ao longo dos meses, mas nada que comprometa o caixa da farmácia”, explica.
Tenha em mente que analisar esses e outros indicadores é uma oportunidade de melhorar a gestão e o resultado financeiro da farmácia. Defina seus principais indicadores, crie um cronograma de acompanhamento, registre as metas e os resultados obtidos e tenha um plano de ação para quando as coisas saírem do planejado. Somente avaliando os indicadores é possível resolver problemas e corrigir rotas. Comece devagar, mas meça sempre.
