Conciliação bancária é um processo de gestão financeira no qual é feito uma conferência para a empresa se certificar de que os valores vendidos foram realmente recebidos na conta corrente, bem como se as regras negociadas com as operadoras foram aplicadas corretamente. Na prática, é comparar o extrato da conta corrente da empresa com o controle financeiro interno, ou seja, fazer o levantamento de tudo o que pagou e recebeu com os valores que entraram e saíram da sua conta bancária.
A conciliação é muito importante para a saúde financeira da farmácia, pois permite identificar fraudes, lançamentos errados, valores não compensados e compras canceladas. Ela evita fraudes internas, como depósitos em dinheiro feitos com valores inferiores ao real; permite um controle efetivo das movimentações financeiras, ajudando a identificar se sua farmácia está trabalhando no positivo ou negativo; e oferece um saldo bancário confiável.
Por que fazer conciliação bancária?
O empresário precisa manter a saúde do seu negócio. Para isso, tem que controlar as taxas que acordou com a operadora para saber se elas estão sendo praticadas. Se o empresário não tiver esse controle, pode haver um rombo no faturamento. A farmácia pode estar perdendo dinheiro.
De acordo com a Netunna Software, empresa referência em integração com adquirentes, VANs, bancos e ERPS, com mais de 10 anos de atuação no mercado, a farmácia deve fazer a conciliação bancária porque as regras das operadoras dificultam muito as conferências. São muitas variáveis: bandeiras, modalidades, produtos com taxas distintas, sem falar nas tarifas, aluguéis, ajustes e antecipações.
“A farmácia vendeu R$ 100, recebeu R$ 95, mas não paga 5% de taxa. Então, o que são esses 5%? Essa é a importância de fazer o controle, porque no meio desses 5% pode haver alguma ‘pegadinha’. Não é má fé das operadoras e dos meios de pagamento, mas é falta de controle. Assim, fazer conciliação bancária é uma forma de evitar falhas comuns dentro de um alto volume de transações”, explica Ronaldo Becker Simões, diretor comercial e sócio da Netunna.
Para a Concil, outra empresa especializada em conciliação bancária, a divergência de taxas é o principal problema. Exemplo: sua farmácia acordou com a operadora uma taxa de 3% no crédito. Seu cliente pagou um medicamento no valor de R$ 100. Necessariamente, você teria que receber R$ 97. No entanto, se você abrir operação por operação, vai verificar a divergência de taxas. Apesar de você ter acordado 3%, a operadora pode muito bem ter descontado 3,4%, 3,5% e é dessa forma que o empresário sai prejudicado. Dentro da Concil, a frequência com que essa divergência ocorre é de 78%, taxa considerada elevada no mercado.
Outro fator de divergência é a antecipação. A empresa acorda com a operadora que vai fazer uma venda no crédito e recebe esse valor como se tivesse vendido no débito. Quando uma compra que foi parcelada é antecipada, o valor cai direto na conta da empresa, mas a taxa costuma ser mais alta do que a taxa do crédito parcelado. Por isso, o empresário tem que estar atento se a taxa que acordou na antecipação está sendo cumprida. Segundo a Concil, muitas vezes, acontecem falhas na operadora ao antecipar sem mesmo o empresário ter solicitado o serviço.
Quais os erros mais comuns quando se trabalha com cartões de crédito e débito?
– Taxas de administração (MDR) e de antecipação praticadas pelas operadoras em desacordo com as taxas contratadas;
– Aluguéis também em desacordo, bem como aluguéis de maquinetas devolvidas ou inativas;
– Antecipações não contratadas;
– Cancelamentos de transações pelo portador do cartão, chamado de chargeback;
– Troca de domicílio bancário;
– Vendas direcionadas incorretamente pelos funcionários para maquininha mais rápida, porém nem sempre a mais barata para a farmácia;
– Golpe de funcionário, passando o cartão próprio quando uma venda é em dinheiro.
Se perde muito ao não fazer a conciliação bancária?
A estimativa de perda financeira é de 0,5%, de acordo com Ronaldo, da Netunna. Esse percentual é uma média histórica baseada em sua experiência de 18 anos no mercado de conciliação. Ronaldo explica que, desde a venda até o extrato bancário, esse 0,5% de perda pode ter ficado para o banco, para a operadora ou pode ser inclusive golpe de funcionário.
“Em uma rede de farmácias atendida pela Netunna, o proprietário autorizava a vender determinados produtos em três parcelas. Acontece que funcionários da farmácia ‘campeã de vendas’ estavam parcelando todos os produtos em até 10 vezes. Para piorar a situação, a operadora estava antecipando com taxa de 6%”, ilustra Ronaldo sobre um caso em que a farmácia teve prejuízo por não fazer a conciliação.
Outro exemplo recente relatado pelo especialista foi o de uma rede de farmácias que tinha uma negociação com uma operadora baseada em uma meta – a meta diminuía a MDR (taxa de administração). Em determinado período, a operadora alegou que a empresa não havia batido a meta e tentou cobrar uma multa de R$ 270 mil. Tratava-se de uma rede com um número considerável de lojas. “A solução de conciliação conseguiu provar que a meta estava batida e que aquela cobrança era indevida”, conta Ronaldo.
São vários os exemplos de perdas. A Concil conta que uma empresa de setor náutico deixou de receber R$ 1,3 milhão por não conciliar. A empresa não sabia que estava sendo antecipada e a taxa de antecipação foi descontada durante quatro anos, acumulando esse prejuízo milionário.
Vale ressaltar que uma vez descoberto o valor perdido, a empresa pode reaver esta perda pelo prazo legal de cinco anos. “Tendo as evidências, com um comunicado por e-mail, a operadora demora, mas devolve os valores. Caso não devolva, tem que entrar com processo administrativo ou até acionar a justiça”, pontua Ronaldo, da Netunna. Existem empresas, sistemas e consultorias que fazem esse tipo de trabalho.
Ok, mas como fazer a conciliação bancária?
É possível fazer a conferência de forma manual, por meio de planilhas. Porém, devido às regras das operadoras (bandeiras, modalidades, produtos com taxas distintas, tarifas, aluguéis, ajustes e antecipações), a conferência manual é trabalhosa e pouco assertiva.
Segundo Ronaldo, existem três tipos de empresa. A primeira é aquela que confia no banco e tem uma perda média de 0,5% dos recebíveis, ou seja, não faz conciliação bancária. A segunda é aquela que tem preocupação com as perdas e coloca o funcionário para fazer as conferências.
“É possível fazer as conferências de forma manual, mas dependendo do volume e da quantidade de operadoras e de bancos que a farmácia utiliza. Porém, ela precisa buscar todas as informações internas, as informações de bancos e jogar para planilhas e controles manuais para ter um resultado satisfatório. O custo dessa empresa será com recursos humanos, com funcionários fazendo o controle, o que nem sempre é efetivo”, destaca Ronaldo.
Nesse caso,o que a empresa faz é conferir se o que está no portal do adquirente é o mesmo que está no banco. No entanto, segundo a Concil, isso não é conciliação. Conciliar é abrir transação por transação e checar as taxas. Analisar cada operação, cada venda, para saber se realmente a taxa que a empresa acordou é a que está sendo praticada. A partir disso, questionar se o montante que a operadora colocou em seu portal corresponde ao que a empresa teria que receber. Essa certeza só virá se for analisada transação por transação. Fica a pergunta: em geral, será que as farmácias fazem isso?
O terceiro tipo de empresa citada por Ronaldo é aquela que tem um sistema integrado de gestão empresarial, chamado de ERP, mas ainda assim busca no mercado alguma solução de conciliação, um conciliador especialista nos recebíveis de cartão. “Mesmo com ERPs eficientes, as empresas desconhecem todas as regras de operadoras e bancos e não conseguem fazer um controle tão exato dos recebíveis. Os colaboradores estão envolvidos com estoque, linha de produtos e outras atividades, portanto, muitas vezes, fazem uma conciliação do valor por lotes, o que acaba escondendo as perdas reais”, alerta Ronaldo.
Como a tecnologia pode ajudar e quanto custa?
Existem ferramentas no mercado que conseguem facilitar o trabalho do empresário e garantir que as regras acordadas sejam praticadas. São soluções tecnológicas que captam dados das operadoras e bancos, fazendo todo o cruzamento, a conciliação e a auditoria. “Caso a farmácia deseje sincronizar esses dados com o seu sistema de gestão, proporcionando inclusive a baixa automática, é possível integrar as soluções. Isso acontece normalmente para redes de farmácias”, explica Ronaldo.
As empresas conciliadoras costumam cobrar por transação ou por loja. “Por transação, chegamos a cobrar R$ 0,05, valor pago cada vez que se passa o cartão na máquina. Por loja, atualmente, o valor gira em torno de R$ 100. Mas tudo depende da quantidade de operadoras e de bancos nas transações envolvidas”, explica Ronaldo.
A conciliação é uma forma de prevenção, blindagem e certeza de que seu negócio não está perdendo dinheiro. Como o custo da conciliação é calculado por volume de transações ou por loja, ele acaba sendo proporcional ao tamanho do negócio e viável para qualquer porte de empresa.
