Um dos grandes desafios da farmácia, principalmente da independente, é fazer uma boa gestão do fluxo de caixa. Geralmente, as pequenas empresas trabalham com margens apertadas e possuem dificuldades para manter os boletos em dia. O caixa apertado é resultado de uma série de fatores, entre eles, má administração do Departamento Pessoal, o que leva a problemas como encargos trabalhistas e rescisões mal calculados, falta de controle de horas extras, descontos indevidos em folha de pagamento e muitos outros.
Neste artigo, selecionamos os cinco erros mais comuns para você aprender a blindar sua farmácia desse tipo de problema.
1. Encargos trabalhistas mal calculados
Esse erro envolve cálculos incorretos de impostos como o INSS e o FGTS, ocorrendo quando o sistema contábil não está ajustado corretamente com a legislação, falhando, por exemplo, na geração desses impostos nos prazos e datas corretos. Além disso, existe ainda uma dificuldade em entender qual é a base correta a ser utilizada para o cálculo do INSS sobre itens como comissões e horas extras.
Quando o cálculo do valor do imposto está errado, a farmácia é obrigada a pagar a correção no futuro com a inclusão de juros e multa. Isso cria um desgaste e um grande rombo financeiro no caixa da farmácia, pois o pagamento é um direito do funcionário.
Por isso, recomendamos conferir os relatórios do eSocial para garantir que os impostos estejam sendo recolhidos de forma correta e compatível com a realidade do momento.
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2. Falta de controle das horas extras
É considerado um erro comum, pois o acúmulo de pequenos períodos de horas extras, como 15/20 minutos por dia, não é sentido imediatamente. No entanto, em 30 dias ou um ano, esses minutos se acumulam e elevam os valores a serem pagos ao colaborador. Se a hora extra não for contabilizada, ela será cobrada de alguma forma no futuro.
Por isso, devemos levar muito a sério o controle das horas extras, tanto de forma manual -menos indicada – quanto eletrônica. A falta de controle pode provocar prejuízos e aumento de custos.
“Atualmente, está mais simples controlar as horas extras, principalmente porque já é possível contar com a tecnologia para um controle de ponto eficaz. Temos ponto eletrônico, aplicativos no celular e outros equipamentos mais modernos. Agindo assim, a farmácia evita problemas financeiros causados por pagamentos retroativos de períodos de 6 meses a 2 anos”, alerta Liliane Rodrigues, analista de DP da Farma Contábil.
3. Rescisões trabalhistas mal calculadas
A maior parte dos problemas nas rescisões está relacionada às diferenças no cálculo do aviso prévio, seja indenizado, seja trabalhado.
Um exemplo prático é o não pagamento do excedente de dias de aviso prévio para funcionários com mais de um ano de casa, já que a lei determina três dias adicionais a cada ano após o primeiro. A falta desse pagamento, que é direito do funcionário, pode levar a uma ação trabalhista no futuro, causando um grande rombo financeiro à farmácia.
Mesmo em situações de comum acordo entre funcionário e empresário, as farmácias devem respeitar as regras para evitar problemas futuros.
4. Descontos indevidos
Os descontos devidos incluem faltas, atrasos, vale-transporte e adiantamento salarial. Já os indevidos estão associados a erros de operação ou a descontos que não estão previstos em lei ou nas convenções sindicais de cada estado. “Por isso, recomendamos consultar as convenções coletivas para verificar a possibilidade de descontos específicos, como aqueles relacionados a uniformes, por exemplo”, ressalta Liliane.
A orientação para evitar desgastes e problemas são agir com transparência e conhecer as normas estabelecidas pelas convenções coletivas, isto é, ser claro com o funcionário e analisar se o desconto tem amparo legal.
5. Férias mal administradas
Nesse caso, o principal problema é o pagamento das férias em dobro. Conforme prevê a legislação, o empregado adquire o direito às férias ao completar 12 meses de trabalho (período aquisitivo). Após isso, a empresa possui mais 12 meses para conceder o descanso (período concessivo).
Quando a empresa deixa passar esse prazo — ou seja, 12 meses de aquisição + 12 meses de concessão — as férias devem obrigatoriamente ser pagas em dobro. Portanto, o pagamento em dobro decorre da falta de controle da farmácia sobre o período de concessão das férias, permitindo que o prazo legal fosse ultrapassado.
“Para evitar essa duplicação no pagamento, é essencial que haja um controle individual de férias. A gente indica a criação de um Mapa de Férias, em que o gestor vai relacionar todos os funcionários e os melhores períodos para a concessão. Também recomendamos revisar periodicamente esse mapa e manter os colaboradores avisados”, sugere Liliane.
Importante destacar que o gestor precisa respeitar os prazos legais, como o aviso de férias 30 dias antes do gozo e o pagamento das férias dois dias antes do início do descanso.
A organização é fundamental para que esse dinheiro, que não precisaria sair do fluxo de caixa, seja economizado ou utilizado para outros fins.
