Preparamos um artigo para que você, empresário, possa entender por que é fundamental ter um escritório que faça contabilidade para farmácias e drogarias, um trabalho especializado que representa uma grande economia no fim do mês.
Em geral, as funções de um contador são aquelas que você já conhece: preencher e arquivar documentos legais necessários para a operação da empresa; garantir que o seu negócio esteja em conformidade com a legislação tributária e fiscal; elaborar e enviar declarações; manter o registro da empresa atualizado e em conformidade com as exigências dos órgãos governamentais; e manipular a folha de pagamento para garantir que todos os funcionários tenham os salários tributados corretamente.
Mas você já parou para pensar que o seu contador pode ir além disso, sendo um consultor para sua empresa? “O contador consultor é aquele profissional que auxilia o empresário na análise de toda a gestão do negócio, tendo como base uma escrituração contábil bem-feita e confiável. Por isso, o empresário deve ouvir o contador antes de qualquer tomada de decisão na gestão da empresa”, explica Bruno Moura, contador da Farma Contábil.
Agrega ainda mais valor se o seu contador for especialista no segmento de atuação da sua empresa. Isso significa que ele conhecerá a fundo a legislação, as normas e as especificidades do setor em questão. Dessa forma, as chances de o profissional que faz a sua contabilidade cometer erros ficam bem mais reduzidas, pois ele saberá exatamente quais as particularidades do seu caso.
Contabilidade para farmácias e drogarias: o que é?
É a contabilidade que se pratica tendo como diretrizes as normas e a legislação tributária farmacêutica. A empresa de contabilidade, para atender bem às farmácias e drogarias, deve ter sistemas informatizados específicos para o segmento, fazer parcerias, criar benefícios específicos ao canal farma e, principalmente, manter sua equipe treinada, especializada e capacitada por meio de cursos sobre segmento farmacêutico.
O comércio de medicamentos é um dos segmentos que possuem um enorme conjunto de normas e regulamentos, sejam eles fiscais, sejam de licenciamento, com agências reguladoras e setores específificos de fiscalização. Essa enorme regulação exige sabedoria e qualificação do profissional contábil.
Em função de tributações específicas, de cunho obrigatório, o profissional contábil especializado em canal farma evitará pagamentos e custos desnecessários com recolhimento de impostos em duplicidade. “No ato do cálculo, é necessário ter conhecimento e tecnologia para uma apuração precisa. Existem benefícios fiscais específicos que precisam ser aproveitados, evitando a bitributação de impostos”, acrescenta Bruno, um dos maiores especialistas em tributação do canal farma no Brasil.
Erros mais comuns na contabilidade para farmácias e drogarias
Em geral, o erro mais comum cometido por contadores que desconhecem a legislação farmacêutica é o recolhimento em duplicidade e a falta de aproveitamento de benefícios fiscais específicos. “Muitas empresas cometem esses equívocos por desconhecimento ou falta de uma consultoria específica. Independentemente da tributação escolhida, que podem ser Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real, existem considerações tributárias a serem feitas”, pontua Bruno.
Para se ter uma ideia, o pagamento de PIS e Cofins sobre produtos monofásicos é o principal erro encontrato. “Um grande números de empresas paga impostos a mais do que é devido, elevanto os custos na operação do negócio. Outro grande erro é a configuração dos produtos e itens vendidos pelas empresas. É necessário ter um sistema de configuração tributária dos produtos de forma automatizada. Erros de configuração tributária acarretam descumprimento de legislação, podendo resultar em multas e autuações, além de provocar erro nos cálculo dos impostos a serem pagos”, reforça o especialista da Farma Contábil.
Além da área regulatória, em que o segmento é muito fiscalizado pelas entidades de classe e órgãos públicos, o regulamento do ICMS-ST estadual e a lei federal que determinas as regras para cálculos do PIS e Cofins, em específico dos produtos monofásicos, são as principais normas que um contador que trabalha no segmento farma deve observar com mais atenção.
A falta de cumprimento da legislação pode acarretar prejuízos tributários e fazer com que a empresa pague mais impostos. O contador especialista conhece o segmento, fala a mesma língua do empresário, participa de palestras do setor, faz parcerias e conexões com empresas que podem auxiliar o empresário na gestão do negócio. As respostas e os esclarecimentos são mais precisos, facilitando as tomadas de decisão.
Leia também: Farma Contábil e Cityfarma firmam parceria
Funções específicas de um contador na área tributária farmacêutica
– Orientar a empresa sobre a existência de direitos previstos em lei no que tange à segregação de impostos como o PIS/COFINS para os medicamentos da lista positiva e negativa (Códigos de Saída do PIS/COFINS 04 ou 07).
– Orientar a empresa sobre a importância de um bom cadastro de produtos com os códigos tributários corretos e apropriados, entre eles: NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul), CFOP, ICMS-ST, CSOSN, Códigos de PIS/COFINS na entrada e na saída, etc.
– Observar o regime tributário que melhor se enquadra à farmácia.
– Observar a segregação do ICMS pago anteriormente por Substituição Tributária, de forma a não recolher novamente na saída do produto.
Como deve ser a relação entre empresário e contador
O mais próxima possível. Assim como o contador tem obrigações com a farmácia, o gestor também deve se comprometer em repassar todos os dados necessários para o bom desempenho do contador. Não há como cobrar desse profissional se o gestor não fornece informações básicas para o desempenho do trabalho. Muitos problemas poderiam ser evitados se o proprietário da farmácia se reunisse com o contador, ao menos, duas vezes no mês, em reuniões quinzenais, para tratar da contabilidade realizada e futura da empresa.
O termo mais adequado para definir esse relação é parceria. Os papéis devem ser bem definidos, pois, sem o auxílio de um contador, é impossível o empresário cumprir as demandas exigidas pelo Fisco. Um especialista irá guiar o negócio para as melhores decisões. Entender, estudar e aplicar as regras e atualizações contábeis são tarefas que serão facilitadas com o trabalho em conjunto. Somente dessa forma será possível empreender e prosperar no negócio.
Como escolher seu contador
Na hora de escolher o contador, uma das primeiras providências é observar quem são os clientes da empresa de contabilidade e se ela tem clientes no segmento de atuação em questão. Em se tratando de segmento farma, verificar se o contador conhece a legislação, se está a par das mudanças mais recentes e se domina as particularidades tributárias. Outra dica é checar se o contador realiza visitas técnicas de planejamento e consultoria in company, bem como se seu staff consegue dar conta da farmácia e do crescimento que ela terá nos próximos anos.
É importante verificar também se ele tem experiência em contabilidade farmacêutica, principalmente para o empresário que está ingressando no segmento ou pretende expandir seus negócios. “Verifique os sistemas utilizados e as parcerias firmadas com o contador, além dos cliente para quem ele trabalha”, aconselha Bruno.
Leia também: Fique por dentro das novidades da área trabalhista em 2020
