BPO, do inglês Business Process Outsourcing, que na tradução quer dizer terceirização de processos do setor financeiro de uma empresa, é uma prática muito em alta no mercado americano e que está chegando com força ao Brasil.
A terceirização é muito conhecida em outras áreas empresariais, mas vem sendo cada vez mais adotada como alternativa à gestão financeira feita internamente por diversas razões, principalmente para corrigir falhas no controle financeiro.
“Os empresários têm aumentado a consciência sobre a importância de uma gestão financeira correta para o crescimento dos negócios. E estão entendendo que a gestão é um pilar básico para o sucesso empresarial”, afirma Karine Carvalho, contadora especializada em BPO Financeiro.
Segundo a especialista, o BPO veio para alavancar todos os segmentos, inclusive o varejo farmacêutico. “Se o concorrente tem gestão financeira e sua farmácia não, você fica pra trás”, ressalta Karine.
Existem portes e níveis de empresa que se encaixam melhor na terceirização. O BPO tem sido muito indicado para ajudar farmácias independentes e pequenas e médias redes no desafio de fazer um rigoroso controle de suas finanças. “O financeiro com olhar externo enxerga o que, muitas vezes, o empresário não está vendo, porque não gosta de finanças, não sabe como fazer corretamente ou não tem tempo”, pontua Karine.
Se a empresa é muito grande, vai precisar de um financeiro interno devido ao volume de transações financeiras, caso das grandes redes do varejo farma. No entanto, mesmo que haja um setor financeiro interno, o olhar de um terceirizado é essencial para encontrar divergências em conciliação bancária e fraudes, por exemplo.
Como funciona a terceirização na prática
Lidar com os recursos financeiros de outrem é uma tarefa sensível, mas muita coisa mudou e evoluiu para melhor. O papel, por exemplo, tornou-se dispensável. É possível fazer todos os pagamentos no ambiente virtual, sem necessidade de impressão. Os controles são feitos em plataformas específicas, e os boletos, buscados dentro do próprio banco, com acesso seguro criado pelo próprio empresário e concedido à empresa que presta o serviço.
Para realizar o BPO financeiro, o primeiro passo é coletar informações para entender em que nível de gestão financeira a farmácia está. A empresa contratada vai precisar saber se a farmácia possui algum sistema de gestão financeira ou se faz tudo de forma manual, bem como se já existe algum tipo de controle de fluxo de caixa.
“Se já possui um sistema de gestão, ótimo, porque vamos poder coletar as informações de que precisamos. Muitas vezes, o BPO é feito no próprio sistema do cliente, para que a informação fique em um mesmo local. No entanto, se o sistema da farmácia não tiver um módulo de gestão financeira, será necessário usar um sistema paliativo, o que não é um problema para nós, especialistas”, explica Karine.
O mais importante no processo de BPO é o empresário fornecer os acessos secundários à instituição bancária onde ocorrem recebimentos e pagamentos. Com esses acessos, a empresa terceirizada vai consultar extratos e agendar pagamentos. Importante destacar que o BPO não faz nenhum tipo de pagamento, apenas agenda os boletos se essa atividade estiver contemplada no plano contratado.
Em seguida, com as informações em mãos e com acesso à conta bancária, a empresa terceirizada começa a fazer o fluxo de caixa, mais um dos entregáveis do BPO financeiro. O fluxo de caixa é muito importante para garantir que a farmácia tenha os recursos necessários nas datas previstas para pagamento de contas.
Entre as principais atividades do BPO, podemos destacar:
- Classificação de despesas, custos e receitas
- Fluxo de caixa
- Agendamento de pagamentos
- Envio de relatórios semanais de pagamento para que o empresário autorize
- Conferência e controle de tudo o que foi agendado
- Conciliação bancária
Riscos do BPO financeiro
O empresário sempre vai acompanhar as atividades terceirizadas. Se ele tiver uma vida muito corrida, pode fazer isso uma vez por mês ou, se preferir, semanalmente. A empresa contratada envia relatórios semanais para a farmácia saber quanto pagou na semana e quanto terá de pagar na próxima. Esse controle minimiza os riscos.
Fato é que o controle do empresário nunca vai deixar de existir. A diferença é que, com o BPO financeiro, a empresa contratada fará a parte braçal da operação, que a farmácia não precisa fazer, podendo, dessa forma, focar em outras demandas.
O maior risco talvez esteja no momento de escolher a empresa que fará o BPO financeiro. É preciso muito cuidado na hora de selecionar quem vai controlar as finanças da sua farmácia. Verifique se a empesa possui uma metodologia de trabalho. E, antes de passar preços, ela precisa coletar informações.
“Qualquer início de parceria precisa vir por meio de um bate-papo. Por isso, desconfie de quem passa valores tabelados sem conhecer o volume de movimentações da farmácia. Geralmente, o serviço de BPO é precificado conforme a quantidade média de transações financeiras feitas no mês. Não faz sentido ter tabela de mil, 2 mil, 3 mil reais, se a empresa não perguntou qual é a realidade da farmácia”, alerta Karine.
Em geral, um BPO financeiro custa a partir de 600 reais, mas isso vai depender muito de cada empresa. “Em geral, nunca sai mais caro que manter um funcionário de carteira assinada. A única desvantagem é que o terceirizado pode não atender a farmácia no mesmo momento em que ela faz uma solicitação. Como terceirizado, sempre há um prazo para atender de cerca de 24 horas”, finaliza Karine.
