Pensava-se que, para ser produtivo, era preciso estar fisicamente no local de trabalho. Hoje, com o home office, as reuniões online e diversas outras ferramentas tecnológicas, esse pensamento mudou. É possível ser produtivo, eficiente e gerar resultados mesmo a distância, inclusive nos serviços contábeis. Foi na pandemia de Covid-19 que muitas farmácias descobriram que não existem barreiras territoriais para uma contabilidade bem-feita, mesmo a distância.
“A pandemia ajudou a transformar a mentalidade do varejo farmacêutico, pois o consumidor mudou a forma de consumir, levando farmácias e drogarias a mudarem também seu mindset. Isso nos trouxe novas possibilidades de interação e atendimento aos nossos clientes”, comenta Luis Carlos Marins, sócio proprietário da Farma Contábil e administrador de empresas.
O empresário José Luiz Avanzi, da Multidrogas, de Itápolis, São Paulo, possui três farmácias atualmente, todas sendo atendidas por uma contabilidade a distância. “Com o desenvolvimento tecnológico, é possível ter a mesma assistência remotamente de um serviço contábil presencial. Na pandemia, muitos escritórios mudaram para o formato home office e essa maneira de trabalho confirma e valida a assistência contábil remota, seja na mesma cidade, seja em outro estado ou até fora do Brasil”, avalia.
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Avanço tecnológico favorece contabilidade por meio remoto
Como consequência dessa nova compreensão, a Farma Contábil expandiu sua área de atuação nos últimos dois anos de maneira acelerada e consistente, chegando a todas as cinco regiões brasileiras, com clientes em 14 estados. O intenso uso das tecnologias nas relações profissionais é um dos principais fatores que possibilitaram essa expansão, e mais: fez crescer a confiança de muitas farmácias, que trocaram o escritório local pela contabilidade sem barreiras territoriais.
Fundada em 2011, na cidade de Cuiabá (MT), a Rede Farmácia do Trabalhador tornou-se cliente da Farma Contábil em junho de 2020. Para o proprietário Diego Geraldino, o escritório de contabilidade não necessariamente deve estar na mesma cidade onde a farmácia está instalada.
“A tecnologia, principalmente depois da pandemia, acelerou o contato por vias remotas. Passamos a fazer reuniões via Google Meet, Zoom e outras ferramentas. Utilizar esses recursos é mais rápido do que marcar uma reunião presencial e se deslocar de carro até o local. O trânsito e o deslocamento fazem a gente perder muito tempo do nosso dia”, comenta o empresário, que, atualmente, tem duas lojas.
Por pensar dessa forma é que Diego resolveu trocar de contabilidade, renunciando a um escritório local por outro instalado no Rio de Janeiro. “Quando procurei a Farma Contábil, a distância não era uma preocupação. Meu objetivo era poder contar com uma contabilidade especializada no ramo de farmácia. Os mais de 1.900 quilômetros que separam a Farmácia do Trabalhador da Farma Contábil estão sendo vencidos com todas as ferramentas que citei”, pontua Diego.
Parcerias com escritórios locais, às vezes, são necessárias
Em algumas ocasiões, ter clientes em outros estados pode ser um complicador, principalmente quando é necessário realizar algum tipo de serviço presencial nos órgãos locais de licenciamento. “Muitas repartições públicas ainda não estão totalmente preparadas para realizar atividades de maneira remota, mas isso é resolvido com as parcerias locais que estabelecemos nos vários estados onde atuamos. Até o momento, essa estratégia tem se mostrado bastante eficiente”, explica Bruno Moura, sócio proprietário e contador da Farma Contábil.
Proprietário da rede Farmácia Confiança, o empresário José Uylame possui duas lojas na cidade de Vilhena, em Rondônia. Ambas já estão na carteira de clientes da Farma Contábil desde junho de 2021. Para o empresário, atualmente, não é mais necessário ter um escritório de contabilidade no mesmo município da farmácia. “Com a ajuda da tecnologia, você consegue contratar profissionais especializados em determinada área em qualquer região do País, com uma excelente qualidade de serviço e preços competitivos”, aponta.
No início, o empresário confessa que chegou a ficar preocupado. “Não sabia como seriam os processos a distância, mas, logo após a contratação e a prestação do serviço, vi que funciona como qualquer outro escritório presencial”, completa.
Sistema de gestão na nuvem facilita contabilidade a distância
Os principais desafios da Farma Contábil ao prestar serviços contábeis a distância são garantir agilidade nas repostas às demandas dos clientes, elevar a produtividade e promover uma gestão contábil prática e segura, capaz de otimizar o dia a dia da farmácia.
Entre as ferramentas utilizadas para elevar a eficiência dos processos e facilitar a vida do empresário, destaca-se o Nibo Obrigações, uma plataforma completa para relacionamento com clientes, controle de obrigações contábeis e gestão de tarefas.
O Nibo é um facilitador para contadores e empresas. Por meio dele, a Farma Contábil centraliza as informações na nuvem, envia documentos e boletos, acompanha o status do pagamento dos impostos, emite alertas sobre prazos e controla todas as pendências contábeis da farmácia.
“Uma das melhores decisões que tomamos aqui, dentro da Farma Contábil, foi adotar esse sistema, pois ele tem muitas vantagens, entre elas, acompanhar tudo pelo celular. Nossos clientes são notificados todas as vezes que subimos algum documento para a plataforma, podendo acessar quando e onde estiverem. É uma forma de mantermos tudo organizado e registrado num único lugar, o que garante eficiência e segurança para nós e nossos clientes”, acrescenta Bruno.
Escassez de contadores especializados motiva decisão
A empresária Gabriele Garcia, proprietária da Drogabel, em Itajaí, no estado de Santa Catarina, nunca imaginou ser possível uma contabilidade para suas lojas fora da cidade, principalmente fora do estado. No entanto, a escassez de contadores especializados em varejo farmacêutico a fez mudar sua forma de pensar.
“Estávamos em busca de um escritório especializado em farmácias, mas não encontramos em Itajaí. Foi quando chegamos à Farma Contábil, no Rio de Janeiro. O primeiro pensamento foi que ela não nos atenderia aqui em Santa Catarina, mas, para nossa surpresa, descobrimos que a empresa já tinha clientes em vários outros estados do Brasil”, conta.
Mesma com a decisão tomada de contratar a Farma Contábil, havia ainda certa preocupação com o conhecimento do escritório sobre a legislação nos âmbitos estadual e municipal. No Brasil, as normas sanitárias variam entre os estados e municípios. “Conversamos muito com a Farma Contábil e ficou claro que a equipe possui domínio sobre as questões legais e tributárias em todo o País. Com isso, optamos por ter uma contabilidade especializada fora do nosso estado a termos que contratar um serviço local sem conhecimento do nosso setor”, justifica a empresária.
Muito próximo, porém pouco eficiente
A empresária Simone Camelo, proprietária da Farmácia Brito, localizada em Carnaubal, no Ceará, sempre contou com um escritório contábil localizado em sua cidade, mas, apesar da proximidade com o contador, a experiência foi negativa. “Eu não tinha retorno sobre minhas dúvidas, nem soluções para meus problemas com a agilidade e a eficiência com que tenho atualmente, sendo atendida por uma contabilidade a distância. E digo mais: com a Farma Contábil, ficou tudo mais simples, pois o envio e o recebimentos dos documentos no formato digital é um facilitador”, defende.
“Houve, sim, um medo inicial, mas o que me fez contratar uma contabilidade a distância foi ter passado por uma consultoria que me mostrou os problemas que eu estava enfrentando. Essa consultoria me deu total confiança para escolher uma contabilidade que se dedica apenas à farmácia. A Farma Contábil sabe do que está falando e isso me fez ter coragem de mudar”, completa a empresária.
Simone acrescenta que nunca teve nenhuma dificuldade com a distância. “Toda pergunta que faço é respondida de forma rápida e clara por todos os setores, sempre com explicação e detalhamento. Já passei por situações relacionadas a devolução de mercadoria e problema com nota fiscal, todas resolvidas com apoio da equipe”, analisa.
Em relação a pagamento de impostos, a empresária aprova o sistema Nibo, principalmente os lembretes que a plataforma envia. “Já aconteceu de eu pagar imposto em data errada porque a guia não chegava a tempo. E quando chegava, vinha sem explicação, sem orientação. Coisas simples que fazem muita diferença. A pontualidade na entrega dos documentos e das guias é um diferencial da Farma Contábil”, destaca.
Simone comemora o avanço dos negócios. Hoje, sua farmácia tem processos e estoque correto, mas houve um período em que pagava muitos impostos de forma errada, geralmente acima do que era devido. A empresária está confortável em dizer que sua farmácia está totalmente correta, pagando exatamente o que deve e crescendo de forma sustentável.
Do lado da Farma Contábil, a empresa segue prospectando clientes em todas as regiões brasileiras, capacitando a equipe para um atendimento remoto cada vez mais qualificado e investindo em novas tecnologias.
