Como separar as contas da farmácia das despesas pessoais?

Especialista em gestão de drogarias ensina como deixar de misturar CPF com CNPJ em apenas 4 passos.
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Como separar as contas da farmácia das despesas pessoais?
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Em muitas empresas, os ganhos e gastos pessoais dos proprietários se misturam com as contas corporativas. Mas você sabia que esse é um erro de gestão grave, que pode levar a problemas com a Receita Federal, aumentar suas chances de endividamento e até ‘quebrar’ a sua farmácia?

Segundo o administrador e sócio da Farma Contábil, Luis Carlos Marins, CNPJ e CPF devem ser totalmente separados, para que as contas pessoais não se confundam com as empresariais. “Quando vou organizar a contabilidade das farmácias, esse é o problema que encontro com mais frequência. Muitas pessoas acham que podem simplesmente retirar o dinheiro que entra no caixa e pagar as contas pessoais, mas isso prejudica a dinâmica da operação e pode até levar ao fechamento da empresa”, alerta Marins.

De acordo com um relatório Causa Mortis do SEBRAE, que busca entender o que leva um negócio à falência, a dificuldade na gestão é considerada um dos principais motivos. O relatório também aponta que 50% das empresas que fecham as portas não determinam o valor de lucro pretendido.

Pensando em ajudar empreendedores a organizarem sua vida financeira, Marins elaborou um passo a passo simples de apenas 4 etapas voltado para a separação das contas de pessoa física das contas de pessoa jurídica.

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Passo 1: Organize seu orçamento familiar

Para conseguir separar o que é entrada e saída do negócio das suas despesas cotidianas, é preciso entender em primeiro lugar quais são essas despesas.

“Não ter organização com as próprias finanças pessoais impacta diretamente no desempenho do empreendimento. A regra é clara: nunca pague suas contas pessoais com o dinheiro da farmácia”.

Passo 2: Coloque seus ganhos na folha de pagamento

Ao contrário do que muitos pensam, empreendedores também são trabalhadores. Eles trabalham em seus negócios e devem retirar uma parte dos ganhos para servir de salário.

“Portanto, a forma correta de definir o pró-labore é entendendo que empreender é o trabalho desse empresário. E, da mesma forma que a folha de pagamento dos colaboradores é organizada, o pagamento do ‘salário’ do empresário também deve constar nas planilhas financeiras e documentos da empresa”, pontua Marins.

Passo 3: Ajuste seu ganho pessoal à realidade da empresa

Definir o quanto deve ser retirado como pró-labore, ou seja, o quanto dos ganhos da farmácia serão transferidos para a sua conta pessoal ao final de cada mês, não é uma escolha intuitiva ou que pode ser feita a partir do seu estilo de vida desejado.

Luis Marins explica: “Assim como acontece com os colaboradores, os proprietários também devem adaptar suas despesas pessoais à realidade de seus ganhos. Por isso, o valor correto de retirada do pró-labore deve ser baseado na capacidade financeira da farmácia e não no desejo de seus fundadores”.

Passo 4: Transfira o pró-labore para a sua conta pessoal

Depois de organizar suas contas, separar os gastos pessoais dos corporativos e considerar seu pró-labore na folha de pagamento, esse valor deve ser depositado na conta de pessoa física e, somente após esse depósito, ele pode ser utilizado para gastos pessoais.

Marins faz um alerta importante: “Cuidado para não cair na cilada das retiradas aleatórias de dinheiro da farmácia para a sua conta! E lembre-se: é possível que, até que a farmácia cresça o suficiente para ter uma saúde financeira estável, você não possa retirar o pró-labore. Se possível, programe-se com uma reserva monetária antes de iniciar a operação’”.

Distribuição de lucro: uma prática que exige cuidado

A distribuição de lucro, que consiste em uma retirada um pouco maior do que a feita usualmente no pró-labore, deve acontecer trimestralmente (em via de regra). Essas retiradas precisam ser consideradas como um ganho adicional – nunca como parte essencial do pagamento de contas pessoais.

“A distribuição de lucro funciona somente se o valor de retirada do pró-labore correto for respeitado durante todos os meses”, reforça o especialista.

Impostos: outro ponto de atenção

Conforme mencionado anteriormente, não separar as contas de CNPJ e CPF pode causar problemas tributários.

“Normalmente, as fiscalizações de Receita acontecem da pessoa física para a jurídica.Diferenças entre o valor declarado de renda e as despesas do cartão e conta corrente podem caracterizar sonegação de impostos, o que levará à fiscalização também para a pessoa jurídica – a sua farmácia.

Como a Receita Federal acompanha todos as movimentações financeiras da pessoa física e sua base de dados é capaz de cruzar diversos tipos de informações, fica fácil cair na malha-fina, o que vai dificultar ainda mais a gestão da farmácia.

Disciplina: a chave para uma boa administração

Além de contratar contadores especializados na gestão de farmácias, que são os profissionais mais preparados para lidar com todas as particularidades desse tipo de negócio, ter disciplina na vida pessoal e na gestão é indispensável.

“É muito importante separar o que pertence a cada parte de forma correta. Absolutamente tudo tem que ser registrado em um sistema de gestão financeira empresarial (para a farmácia) e um sistema de gestão pessoal (para as suas contas do dia a dia).

Algumas despesas de pessoa física podem ser transferidas para a empresa, por exemplo, o plano de saúde corporativo. Antes de tomar decisões, estude juntamente com o contador qual é o valor viável de retirada”, finaliza Marins.

Siga esse passo a passo para começar sua separação de contas e lembre-se de que nossos especialistas em Contabilidade e Gestão de Farmácias estão à disposição para te ajudar. Para ver mais conteúdo como este, nos siga nas redes sociais: @farmacontabil

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