7 erros na gestão do estoque da sua farmácia

Saiba por que uma perda de 2% ao mês com produtos vencidos é um percentual inaceitável para Fabiana Scaramal, do Instituto Bulla.
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Sete erros na gestão do estoque da sua farmácia
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Para evitar erros na gestão do estoque da drogaria e progredir, é essencial ter uma boa gestão. Um gestor atento aos detalhes consegue prever possíveis falhas e realizar ajustes. Como resultado, também evita uma série de falhas na organização do estoque que podem trazer consequências danosas, como produtos parados que fazem a farmácia perder dinheiro.

Conheça os principais erros na gestão do estoque da sua farmácia e saiba como resolvê-los.

1º erro é a falta de conferência efetiva na entrega dos produtos

Quais informações devem ser verificadas quando a mercadoria chega à loja? Segundo Fabiana Scaramal, consultora de Estoque e Compras e Estratégia do Instituto Bulla, é preciso conferir quantidade, validade, lote e integridade dos produtos. Cuidado para não receber produtos com a data de validade próxima do vencimento!

Além de garantir que a drogaria tenha um menor nível de produto vencido, essa conferência reduz as perdas financeiras com a má gestão do estoque. De acordo com Fabiana, para um estabelecimento que fatura R$ 150 mil no mês, uma perda de 2% de produtos vencidos representa R$ 3 mil mensais ou R$ 36 mil por ano, valores inaceitáveis. O Instituto Bulla preconiza como percentual aceitável algo em torno de 0,7% sobre a venda bruta, o que daria apenas R$ 105 ao mês ou R$ 1.260 no ano.

Por isso, a consultora orienta:

  • Comparar a quantidade física de produtos com a lista que consta na nota fiscal;
  • Fazer a entrada de estoque via XML para atualizar o estoque automaticamente;
  • Conferir sempre a integridade da embalagem para um controle de qualidade efetivo e evitar que a mercadoria comprometida cause danos à saúde do consumidor.

2º erro é não fazer a movimentação correta de estoque

A regra determina que produtos com validade próxima do vencimento devem ser os primeiros a sair do estoque e ficar à frente dos demais nas prateleiras. “É preciso ter esse cuidado na hora de organizar os produtos nas gôndolas, pois isso ajuda a priorizar a venda dos itens com vencimento mais próximo”, pontua Fabiana.

Para isso, você precisa orientar e treinar sua equipe, porque é muito comum que os produtos sejam colocados nas gôndolas de forma aleatória, sem critério. Os clientes não se atentam à validade. Cabe a você fazer isso.

Leia também: 5 erros que minam o lucro da sua farmácia

3º erro são os cadastros duplicados

Erros no cadastro do produto podem levar à perda de uma venda, por isso é importante padronizar nomenclaturas e abreviações. Para tanto, siga sempre a mesma forma de descrição, porque isso também garante agilidade no atendimento.

Existem casos em que a farmácia tem determinado produto cadastrado com nomenclaturas diferentes, como “cloridrato de ranitidina”, “clor de ranitidina” e “ranitidina cloridrato”. Embora todos eles estejam no estoque, ao consultar o cadastro, dependendo da forma como o balconista faça a pesquisa, o produto pode aparecer como zerado. Ele estava lá fisicamente, mas registrado com uma abreviação diferente da busca. Esse é um exemplo da importância da padronização no cadastro de produtos.

De acordo com Fabiana, em geral, os erros acontecem quando se dá entrada nas mercadorias, porque cada fornecedor tem um padrão de descrição diferente. Por isso, a drogaria precisa criar um padrão próprio e segui-lo sempre.

4º erro é a falta de uma classificação estratégica de grupos e subgrupos

A classificação padrão de grupos e subgrupos tem três finalidades: precificar de forma estratégica; direcionar corretamente o pagamento de comissão, cujo percentual deve ser definido de acordo com a margem de lucro de cada produto; e pagar imposto de forma correta: nem a mais, nem a menos.

Segundo Fabiana, alguns gestores de farmácia oferecem desconto linear em todos os grupos de produtos, entre eles, medicamentos de referência, similar e genérico e itens de perfumaria, higiene e beleza.

“No Instituto Bulla, não recomendamos comissão linear, ou seja, o mesmo percentual para todos os grupos e subgrupos. A justificativa é o fato de que cada produto tem uma margem de lucro diferenciada e isso deve ser levado em consideração na hora de definir o comissionamento”, explica.

Para a consultora, a comissão deve ser estabelecida de acordo com a margem de lucratividade de cada grupo e subgrupo de produto. Isso porque existem itens com uma margem de lucro maior, sendo possível pagar uma comissão mais expressiva. “Por isso, não tem como o empresário pagar a mesma comissão sobre todos os itens. É preciso ser estratégico para proteger a lucratividade da empresa”, acrescenta.

5º erro está relacionado à conferência de estoque e inventário

Administrar bem é a fórmula de sucesso de qualquer empresa. De acordo com Fabiana, existem dois tipos no mercado: a que faz gestão, estrutura processos e é lucrativa e a que está falindo.

Neste tópico, o erro apontado pela consultora é a divergência entre os estoques físico e virtual. Em suas consultorias, Fabiana orienta que a diferença entre eles tem que ser a mínima possível. O percentual aceitável é de 1% a cada 500 itens contabilizados.

“O principal ponto para uma empresa realizar uma compra correta com seus fornecedores é manter os estoques alinhados. Para isso, a melhor ferramenta é o inventário feito periodicamente”, pontua. Portanto, estabeleça uma rotina diária de conferência para igualar os estoques físico e virtual.

6º erro são produtos parados, que fazem a farmácia perder dinheiro

Por vezes, as farmácias compram produtos ignorados pelos clientes apenas porque o distribuidor fez uma promoção imperdível. Porém, essa estratégia é arriscada. Quando o gestor compra produtos sem saída, ele compromete o fluxo de caixa da farmácia, porque o produto não será vendido, mas o fornecer vai cobrar por ele.

Esse erro acontece quando as compras não são feitas adequadamente, a farmácia não está vendendo o quanto deveria e a equipe não está treinada.

O raciocínio é simples: cada compra feita com o fornecedor transforma-se em uma dívida a ser paga no futuro. Se o gestor não vender aquele produto que está parado no estoque ou na prateleira, como vai fazer caixa para pagar esse fornecedor?

Solução é utilizar Curva ABC para saber quais produtos têm mais saída

Para saber qual é a real demanda de um produto, o pedido para o fornecedor precisa ser gerado com base nos indicadores da Curva ABC, uma importante ferramenta para gestão do estoque. A regra do mercado é clara: tudo que entra precisa ser vendido.

A Curva ABC é um método de classificação de produtos para separar os itens de maior importância ou impacto na venda e quais demoram mais para girar. “O ideal é trabalhar com produtos de maior giro para capitalizar a empresa de forma rápida e evitar itens que ficam parados, com retorno lento”, explica a consultora.

7º erro é não saber quais são os produtos mais vendidos

O último erro apontado pela especialista é deixar de alinhar o volume do estoque com o de vendas. Por isso, você precisa saber qual é o estoque ideal para a sua loja. Se ele estiver abaixo do nível aceitável, a farmácia não consegue aumentar o faturamento. “Estoque alto demais sacrifica o caixa da empresa, baixo demais sacrifica a venda”, alerta Fabiana.

Então, qual é o estoque ideal? A consultora explica que o índice de multiplicação ideal para estocagem é de 2 a 3 vezes o faturamento de uma farmácia que vende até R$ 100 mil por mês. Isso significa ter um estoque no valor máximo de R$ 300 mil. Para empresas que vendem acima de R$ 100 mil mensais, esse índice cai para 1.2 a 1.7 vezes o faturamento mensal.

Ficou com dúvidas? Fale com a Farma Contábil!

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