Produtos danificados, que perderam a validade ou que foram devolvidos para farmácia precisam ter uma nota fiscal emitida? Ao contrário do que muitos gestores de farmácias acreditam, a resposta é sim!
Conforme explica Bruno Moura, contador da Farma Contábil, a emissão da nota fiscal de produtos que tiveram perda ou roubo ou foram devolvidos pelo cliente é necessária para manter o controle financeiro negócio, do estoque e ainda economizar no pagamento de impostos.
Nota Fiscal no controle de estoque
Para definir corretamente qual é o custo de cada mercadoria vendida, é preciso fazer um bom controle de estoque – que é o principal ativo da farmácia. Por isso, é importantíssimo emitir as notas fiscais corretamente em todos os momentos, para que esse controle seja feito da melhor forma possível e dentro da legalidade.
Quando um produto é devolvido para a farmácia, essa devolução precisa constar no controle do estoque, porque essas informações são de grande relevância para o cálculo do pagamento de tributos, principalmente para as empresas que se enquadram no regime tributário do Lucro Real.
Mesmo que a devolução seja lançada no sistema de controle interno da farmácia, essa informação precisa ser repassada ao Fisco, o que somente é possível por meio da emissão de nota fiscal de devolução.
Nota Fiscal de devolução para economizar nos impostos
Quando a nota fiscal da devolução é emitida, o valor é abatido do faturamento da empresa. Portanto, se a farmácia está no regime tributário do Simples Nacional ou do Lucro Presumido, nos quais os impostos são definidos a partir do faturamento, a somatória dos produtos devolvidos impacta diretamente no valor da carga tributária.
Por exemplo, se o faturamento total da farmácia foi de R$ 100 mil em um mês, mas a somatória dos produtos devolvidos totaliza R$ 5 mil, o faturamento a ser considerado, na verdade, deve ser de R$ 95 mil, o que vai reduzir o valor do imposto a ser pago ao Fisco.
Além disso, se a nota fiscal de devolução não é emitida, quando o produto devolvido for vendido, o imposto sobre a venda será cobrado pela segunda vez, o que não aconteceria se a nota fiscal de devolução tivesse sido emitida. Você gostaria de pagar imposto duas vezes sobre a mesma mercadoria? Claro que não!
Cancelamento de Nota Fiscal
Outro recurso utilizado pelas empresas é o cancelamento da nota fiscal quando ocorre devolução do produto, mas o limite de tempo para cancelar é de apenas 30 minutos após a venda, o que torna a prática inviável em muitos casos, como nas entregas por delivery ou quando o cliente retorna à loja horas após a compra.
No caso das empresas que operam no modelo do Lucro Presumido ou Lucro Real, sempre que um item é adquirido, a apuração do ICMS por confronto é feita. Diante disso, é preciso avaliar se há crédito a partir da compra nos produtos danificados ou fora da validade.
Por exemplo, se o produto foi comprado pela farmácia por R$ 100 com uma alíquota de ICMS de 20%, o crédito é de R$ 20. Porém, quando o produto não é vendido devido à perda do vencimento, por exemplo, é preciso emitir a nota fiscal de perda, justamente para devolver esse crédito ao estado, já que a venda não aconteceu.
Quanto ao prejuízo, será compensado com o abatimento do cálculo de lucro – para as farmácias que operam no Lucro Real. A regra é a mesma quando se trata de PIS/Cofins nesse regime tributário.
Procedimento para emitir a Nota Fiscal
Em muitas empresas que operam no setor varejista, como lojas de roupas, por exemplo, é comum que exista um setor de trocas dentro do estabelecimento, justamente porque nem sempre o operador de caixa tem acesso ao sistema de emissão e cancelamento de notas fiscais.
No caso das farmácias, não é necessário criar um setor de trocas, mas é recomendado que se desenvolva um POP (Procedimento Operacional Padrão) para receber as devoluções de produtos, inserir a informação no sistema e emitir a nota fiscal. E para que esse processo seja feito de forma correta e controlada, os colaboradores devem receber treinamento adequado para cada situação envolvendo troca e devolução de produtos.
Este conteúdo também está disponível em formato de entrevista em vídeo no canal do Youtube da Farma Contábil, contabilidade especializada no varejo farmacêutico.
