Você guarda todas as notas e recibos da sua farmácia? Como é feito o controle do fluxo de caixa, custos e lucratividade? Neste artigo, vamos ensinar a organizar as despesas da sua drogaria para ter um bom controle financeiro e manter a saúde do seu negócio.
Conforme pontua Luis Alfredo, supervisor da Farma Contábil, toda empresa precisa ter uma gestão financeira bem-feita, principalmente as farmácias, que têm uma margem de lucro baixa e um giro muito grande de despesas e receita.
Se não há um bom controle financeiro, as noções de lucro, despesa e receita se misturam e podem gerar grandes prejuízos, além da escolha errada do regime tributário e envio de informações incorretas para a contabilidade.
Notas e recibos na organização de despesas
O especialista explica que todas – absolutamente todas – as despesas da farmácia, inclusive lanches, estacionamento, pedágio, entre outras, podem gerar descontos na carga tributária, mas muitos gestores não guardam esses recibos e acabam perdendo a chance de economizar no pagamento de impostos.
Outro problema é a falta de conhecimento sobre a verdadeira situação do negócio. De acordo com o supervisor contábil, não são raros os casos em que a falta de controle financeiro e organização de despesas faz com que os proprietários de farmácias operem com baixíssimo ou nenhum lucro sem sequer saber da situação problemática que enfrentam.
Para evitar esse cenário, a recomendação é sempre utilizar um gerenciador financeiro para organizar as contas, porque os sistemas de geração de notas costumam ter um sistema de gerenciador financeiro anexado, que identifica receitas, despesas e custos, trazendo uma noção mais clara do que é lucro e o que é prejuízo.
Categorias de despesas para controle e organização financeira
Sempre organizar os custos em ordem decrescente, ou seja, do maior para o menor. Na farmácia, o maior custo é o CMV – Custo da Mercadoria Vendida, e esse deve ser o primeiro da lista.
Depois do CMV, temos despesas de grande impacto no caixa, por exemplo, a folha de pagamento. O departamento pessoal engloba os salários dos colaboradores – que, inclusive, devem ser sempre registrados em carteira – os direitos trabalhistas, o lastro de RH, as comissões ou premiações etc.
Considere também no seu controle as despesas com contas de energia, água, internet, aluguel do ponto comercial, sistemas operacionais e, por fim, as despesas variáveis, como possíveis multas, juros e as taxas (sim, farmácias pagam muitas taxas, especialmente de máquinas de cartão).
Acompanhamento das despesas da farmácia dever ser diário
Para que esse acompanhamento dê certo, é imprescindível que o sistema esteja conectado à conta bancária da farmácia, pois somente dessa forma será possível acompanhar o fluxo de entrada e saída de dinheiro da conta em relação ao caixa.
Vale destacar que a data correta do envio das despesas para a contabilidade é sempre no início de cada mês referente ao mês anterior e pode ser feito de forma totalmente digital. Inclusive, a orientação é evitar o uso de papel e criar uma rotina diária de organização digital por meio de fotos e arquivos PDF, OFX, OFC e sistemas operacionais.
Regime tributário, contabilidade e organização de despesas da farmácia
Por fim, Luis Alfredo esclarece que o Lucro Real costuma ser a melhor opção para as farmácias, com raras exceções. Contudo, é possível ingressar nesse regime tributário apenas se houver uma excelente organização de despesas e receitas, para que, juntamente com a contabilidade, tome-se a melhor decisão a respeito do regime tributário, que também pode ser o Lucro Presumido ou o Simples Nacional.
Este conteúdo também está disponível em formato de entrevista em vídeo no canal do Youtube da Farma Contábil, contabilidade especializada no varejo farmacêutico.
